Chính sách quyền riêng tư

1. Phạm vi

Elmich Prompts hub là thư viện prompt và skill AI dùng nội bộ trong Elmich, do Phòng ICT vận hành. Chính sách này nói rõ hệ thống thu thập gì về bạn, dùng để làm gì, ai xem được và giữ bao lâu.

Nội dung trên hệ thống là tài sản của Elmich và chịu Quy định sử dụng AI của công ty. Không đưa dữ liệu khách hàng, tài chính, hợp đồng, nhân sự hoặc bất kỳ thông tin mật, mã khóa, mật khẩu nào vào prompt.

2. Thông tin hệ thống thu thập

Khi tạo tài khoản: email, tên đăng nhập, tên hiển thị và thông tin hồ sơ bạn tự điền.

Nội dung bạn tạo: prompt, skill, bình luận, bình chọn, bộ sưu tập, danh mục và thẻ bạn gắn.

Nhật ký sử dụng theo từng tài khoản:

• Xem prompt: prompt nào, lúc nào (cùng một prompt trong 30 phút chỉ ghi một lần)
• Copy prompt: prompt nào, lúc nào
• Chạy thử prompt: prompt nào, lúc nào
• Tìm kiếm: từ khóa (tối đa 200 ký tự), số kết quả, lúc nào

Hệ thống không ghi nội dung bạn nhập vào ô điền biến hoặc ô chạy thử, nội dung đã copy, mật khẩu và địa chỉ IP trong nhật ký sử dụng.

Ngoài ra hệ thống dùng Google Analytics để thống kê tổng hợp cách sử dụng (lượt xem trang, thao tác chung).

3. Mục đích sử dụng

• Biết prompt nào hữu ích để giữ, cải thiện hoặc bổ sung nội dung
• Biết người dùng tìm gì mà chưa có, để bổ sung prompt phù hợp
• Đo mức độ sử dụng thư viện (số người dùng hàng tuần, số lượt dùng)
• Làm căn cứ ghi nhận đóng góp, xếp hạng và chương trình thi đua ứng dụng AI của công ty
• Phát hiện lạm dụng, spam và hoạt động bất thường

Elmich cam kết không dùng dữ liệu sử dụng này để xử lý kỷ luật hoặc xếp loại, đánh giá nhân sự.

4. Ai xem được

• Bạn: xem toàn bộ dữ liệu hoạt động của mình tại mục "Hoạt động của tôi" trong menu tài khoản.
• Quản trị viên (hiện do Phòng ICT quản lý): xem số liệu tổng hợp và số liệu theo từng tài khoản trong trang quản trị.
• Người dùng khác: không xem được lịch sử xem, copy, tìm kiếm của bạn. Họ thấy nội dung bạn công khai (prompt, tên hiển thị) và tên của bạn trong bảng xếp hạng đóng góp.

Dữ liệu không được bán và không chia sẻ ra ngoài Elmich, trừ các dịch vụ xử lý cần thiết: tính năng cải thiện prompt gửi nội dung bạn nhập tới Google Gemini để xử lý; Google Analytics nhận số liệu thống kê tổng hợp.

5. Thời gian lưu giữ

Nhật ký sử dụng được giữ 180 ngày, sau đó hệ thống tự động xóa hằng tuần.

6. Quyền của bạn

• Xem dữ liệu hoạt động của mình tại mục "Hoạt động của tôi".
• Xóa toàn bộ lịch sử hoạt động của mình bất cứ lúc nào bằng nút "Xóa lịch sử của tôi".
• Cập nhật thông tin tài khoản trong Cài đặt.
• Đề nghị xóa tài khoản: liên hệ theo mục 8. Khi tài khoản bị xóa, nhật ký sử dụng của bạn bị xóa theo. Prompt bạn đã đăng thuộc về thư viện của công ty và được bàn giao cho quản lý do bộ phận Nhân sự chỉ định.

7. Cookie

Hệ thống dùng cookie cần thiết để đăng nhập và duy trì phiên làm việc, và cookie của Google Analytics để thống kê tổng hợp. Không dùng cookie quảng cáo.

8. Liên hệ

Thắc mắc hoặc đề nghị liên quan đến quyền riêng tư: cskh@elmich.vn.